Казачьи общества могут заниматься государственной службой именно с момента внесения в государственный реестр казачьих обществ, а не с момента регистрации такого общества. Вначале казачье общество в общем порядке вносится в государственный реестр казачьих обществ.
Условием внесения в государственный реестр является наличие у этого казачьего общества необходимой численности казаков, которые могут и хотят нести государственную службу. Государственный реестр войсковых и окружных (отдельских) казачьих обществ
ведет Минюст России. Ведением реестра хуторских, станичных, городских, районных (юртовых) казачьих обществ
занимается территориальный орган Минюста по месту нахождения этого казачьего общества.
Для внесения в государственный реестр казачьих обществ это общество должно предоставить заявление в один из указанных выше органов. К заявлению о внесении в государственный реестр казачьих обществ, кроме прочих документов, необходимо приложить список членов казачьих обществ, которые хотят поступать на государственную службу, а также количество казаков. Количество членов казачьих обществ, необходимых для внесения в государственный реестр,
установлены Приказом Минюста России 24 августа 2012 г. № 166 «О численности членов казачьих обществ, в установленном порядке принявших на себя обязательства по несению государственной или иной службы, необходимой для внесения казачьего общества в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации».
Фиксированная численность казаков, обязавшихся нести государственную службу, не должна быть меньше 20 для хуторских казачьих обществ, 100 — для станичных и городских казачьих обществ, 300 — для районных, 1000 — окружных и 5000 — войсковых казачьих обществ.
Закон устанавливает основания для отказа во внесении в реестр и исключения из реестра (статья 6.1. Закона «О государственной службе Российского казачества»). Все эти основания формального характера и связаны с ошибками в документах, которые предоставляют для регистрации в реестре. В частности, неполный пакет документов или несоответствие документов требованиям, ошибки в документах. Еще отказать могут, если документы будут представлены в ненадлежащий орган. Казачье общество может обжаловать решение об отказе во внесении в государственный реестр «в вышестоящий орган» или в суд (ч.6 ст. 6.1. Закона «О государственной службе Российского казачества»). Или же казачье общество может повторно предоставить документы, исправив ошибки.
Законом «О государственной службе казачьего общества» (часть 8 статьи 6.1.) установлено, что
казачье общество может быть исключено из реестра за некоторые нарушения, среди которых также нарушения законодательства, а также систематические неисполнение или ненадлежащее исполнение казачьим обществом взятых на себя обязательств. Другими основаниями для исключения из реестра казачьих обществ являются несоответствие фиксированной численности членов этого общества требуемому минимуму, а также прекращение деятельности казачьего общества. Для того, чтобы инициировать процедуру исключения из реестра нужно уведомить Минюст. Для этого в органы минюста оправляются документы, которые подтверждают наличие оснований для исключения казачьего общества из государственного реестра. Это документы могут направлять любые государственные органы. Получив эти документы, Минюст принимает решение об исключении казачьего общества из государственного реестра. После исключения казачье общество не может направлять своих членов на государственную службу.
Следует обратить внимание, что речь идет именно о нарушениях со стороны казачьего общества, а не со стороны отдельного его члена. Уверенно утверждать, что казачье общество будет исключено из государственного реестра за нарушения закона казаком, нельзя. В законодательстве не закреплено прямой обязанности государственных органов предоставлять в Минюст информацию о нарушениях со стороны казачьих обществ. Непонятно также, как и какой государственный орган проверяет, насколько хорошо в казачьих обществах готовят своих казаков к государственной службе.